اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می‌کند .

اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش‌های فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می‌کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آن ها مشارکت و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

۲-۴-۵ )به کار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکاروجود دارد که افراد می‌توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آن ها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می‌تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این سیستم می‌تواند بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می‌توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند همه نوع اطلاعات درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید استفاده می‌کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مذبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می‌برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ۱۳۸۰ )

سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و ‌کاربرگ‌های الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده‌اند .

برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند ( ۲۰۰۱٫ green).

۲-۴-۶)مجموعه نرم افزار های اتوماسیون

یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می‌تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :

۲-۴-۶-۱)واژه پردازها

۲-۴-۶-۲)برنامه های صفحه گسترده

۲-۴-۶-۳)برنامه های پایگاه اطلاعاتی

۲-۴-۶-۴)برنامه های انتشار دسکتاپ

۲-۴-۶-۵)برنامه های مدیریت پروژه

۲-۴-۶-۶)برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید

۲-۴-۶-۷)برنامه های مدیریت فایل‌های کامپیوتری

۲-۴-۶-۸)برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی

۲-۴-۶-۹)جستجو گرهای وب

۲-۴-۶-۱۰)برنامه های انتشار دهنده اینترنتی

۲-۴-۶-۱۱)برنامه های مدیریت پرونده های شخصی

۲-۴-۶-۱۲)برنامه های مدیریت سیستم مالی

۲-۴-۶-۱۳)برنامه های نگهداری اطلاعات پرسنلی

۲-۴-۷) انواع کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

۲-۴-۷-۱)اتوماسیون اداری و بهره وری :

بررسیهایی که در نیمه دهه ۱۹۷۰ انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می‌باشد . بررسی‌های شرکت‌های آمریکایی در خلال یک دوره دهساله منتهی به واخر دهه ۱۹۸۰ نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً۹۰% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری ۴% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی از این شرکت‌ها حاکی از آن است که در خلال این دروه ده ساله کل هزینه امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ در صد به ۳۰ الی ۴۰ در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخش‌ها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام شده نشان می‌داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات ماشین آلات به کار رفته است . در حدود ۱۰ برابر سرمایه گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .

۲-۴-۸)بهبود کار و اتوماسیون

برای بهبود کار، دامنه وسیعی وجود دارد. این نکته ای است که باید برای همه کس جاذبه داشته باشد، زیرا هدف، حداکثر صرفه جوئی در تلاش برای به دست آمدن حداکثر ستاده ها با حداقل داده ها است.

قدمهای اساسی برای بهبود کار عبارتند از :

آیا می توان قسمتی از عناصر کار را با اطمینان خاطر حذف کرد ؟

آیا می توان بعضی از قسمتهای عملیات را تلفیق کرد ؟

آیا با تغییر توالی مراحل کار می توان عملیات را ساده تر کرد ؟

آیا محل استقرار ابزارها و مواد در فرایند تولید را می توان مجدداً سازماندهی کرد، به طوری که افراد وقت کمتری روی این ها صرف کنند ؟

برای اینکه یک شغل مکانیزه شود، تصمیم گیری درخصوص سرمایه گذاری لازم است. چنانچه فعالیتی مکرر یا پرهزینه نباشد، مکانیزه کردن آن سودی ندارد. بررسی‌ها نشان داده است که جابجایی مواد بین ۱۰ تا ۹۰ درصد کل هزینه نیروی کار کارخانه را تشکیل می‌دهد.

ابزارهای مکانیکی کار یدی ‌در مورد جابه جائی مواد، مفید است. اما اغلب ایده های ساده، نیاز به ابزارهای گران قیمت و پیچیده با هزینه نگاهداری بالا را کاهش می‌دهد. قبل از اینکه هر گونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روش‌ها و تجهیزات، استاندارد شود. ‌بنابرین‏ نخست باید بررسی مبسوطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل آورد.

معیارهای زمانی اساس مدیریت مطلوب است، برای همه فعالیت‌ها، بایستی معیارهای زمانی وضع کرد. تعیین معیارهای زمانی ‌بر مبنای‌ میانگین های گذشته، چندان مناسب نیست. معیارهای زمانی مؤثر آنهایی هستند که به ما می‌گویند انجام یک فعالیت چقدر طول می کشد. برای بررسی زمان انجام کار، باید نخست یک فعالیت را برحسب عناصر مختلف تشکیل دهنده آن تجزیه کرد. مرحله دوم، استاندارد کردن بهترین راه انجام کار است و سپس معیارهای زمانی را می توان وضع کرد.