در این مقطع، مرجع داوری تکلیف مهمی دارد که در واقع پیش​شرط ورود آن به مرحله دوم از رسیدگی است و آن تهیه و تنظیم «قرارنامه داوری» است. به​موجب ماده ۱۸ (۱) از قواعد داوری اتاق، همین که مرجع داوری پرونده را از دبیرخانه تحویل گرفت باید ظرف دو ماه، بر اساس مدارک یا با حضور طرفین، و در پرتو آخرین لوایحی که طرفین تا این مقطع ارائه کرده​اند سندی را که شرح وظایف و مأموریت آن را مشخص می‌کند، تهیه و تنظیم کند ‌به این ترتیب قرارنامه داوری، سندی است که به​موجب آن حدود اختیارات و شرح وظایف داوران تعیین می​شود که به کدام دعوی و با چه مشخصاتی و با چه شرایطی باید رسیدگی نمایند. این سند، در واقع منشور داوری و دستورالعمل نحوه برگزاری داوری است و در حکم قراردادی است که بین طرفین و داوران منعقد می​شود و حدود و ثغور کار را مشخص می​نماید.^[۹۵]

مطابق ماده ۱۸ (۱) قواعد، قرارنامه داوری باید مشتمل بر امور زیر باشد:

• • • اسم و مشخصات و آدرس اصحاب دعوی برای ابلاغ​ها.

  

• • خلاصه​ای از ادعاها و خواسته هریک از طرفین، با ذکر مبلغ.

• • تعیین موضوعات مورد اختلافات (تحریر محل نزاع)، مگر این​که به نظر مرجع داوری لازم نباشد.

• • اسم و مشخصات و آدرس داوران.

• • تعیین محل داوری.

• تعیین آیین رسیدگی و این​که آیا داوران حق دارند به صورت کدخدامنشی یا ‌بر اساس عدل و انصاف تصمیم بگیرند یا نه؟

پس از این​که سند مذکور تهیه شده، به امضای طرفین و داوران می​رسد و یک نسخه آن به دیوان داوری تسلیم می​شود و داوری در چارچوب آن ادامه می​یابد. در صورتی که یکی از طرفین در جریان تهیه این سند مشارکت نکند یا آن را امضا نکند، مانع از ادامه کار نیست، بلکه مرجع داوری ادامه می​یابد (ماده۱۸ (۳) قواعد) مرجع داوری مکلف است ظرف ۲ ماده قرارنامه داوری را تهیه نماید و در صورتی که مهلت بیشتری لازم داشته باشد، می​تواند با ذکر ادله از دیوان درخواست تمدید کند.

درباره ضرورت «قرارنامه داوری» گفتگوهای زیادی بین حقوق ‌دانان و متخصصین داوری بین‌المللی صورت گرفته است و به​ویژه حقوق ‌دانان متعلق به حقوق عرفی از آن انتقاد کرده​اند و گفته​اند با وجود موافقت‌نامه اولیه داوری، تهیه این سند لازم نیست و موجب اتلاف وقت می​شود. با این همه، تنظیم این سند به​طور سنتی یکی از ویژگی​های نظام داوری اتاق بازرگانی است و سابقه آن به رویه سنتی حقوق فرانسه برمی‌گردد که برای شروع داوری، تأیید و تنفیذ موافقت​نامه اولیه داوری را لازم می​دانسته است.^[۹۶] صرف​نظر از تاریخچه حقوق «قرارنامه داوری»، تنظیم این سند هم فوائد عملی دارد و هم آثار حقوقی. ‌در مورد فوائد عملی آن می​توان نکات زیر را ذکر کرد. اولاً، تنظیم این سند که در آستانه داوری و تشکیل پرونده انجام می‌شود فرصتی ایجاد می​کند که طرفین و وکلای آن ها بایکدیگر آشنا شوند و به پاره​ای نظرات و روحیات یکدیگر پی برند. ثانیاًً، باعث می​شود ابهامات مواضع طرفین روشن شود و اکنون که طرفین می​خواهند وارد مرحله رسیدگی حقوقی شوند تصویر نسبتاً روشن​تری نسبت به ادعاها و مدافعات به​دست آورند و گاه همین آشنایی با مواضع و استدلالات موجب می​شود که یا در همین مقطع مصالحه کنند و یا لااقل ادعاهای بی​مبنا و متورم را کنار گذارند و با دید واقع​بینانه​تری به قضیه بنگرند. ثالثاً، این فرصت برای رفع ابهامات احتمالی از موافقت​نامه داوری یا توافق​های جدید ‌در مورد مسائلی که مغفول مانده، بسیار مطلوب است. کما اینکه ضمن همین سند «قرارنامه داوری» است که می​توان درباره مسائل مورد نزاع، و موضوعاتی مانند زبان داوری، مکان داوری، قانون ماهوی حاکم، نحوه ارائه ادله و مدارک، افشای مدارک، معرفی شهود و یا کارشناس و استماع ایشان، نحوه تبادل لوایح و جلسه استماع و نکات ریزتری که در جریان رسیدگی پیش می​آید، توافق نمود و در نتیجه جریان داوری را به​ویژه در دعاوی پیچیده و سنگین روان​تر و سریع​تر نمود.

از نظر حقوقی نیز، تنظیم این سند سودمند است. اولاً از حیث ساماندهی و تنظیم نحوه رسیدگی ماهوی مفید است و مانع از آشفتگی و پراکندگی یا بلاتکلیفی در جریان داوری می​شود. به​عنوان مثال، در این سند باید ادعاها (اعم از اصلی یا تقابل) احصا و مشخص شود، و در نتیجه ادعای جدید در طول داوری مسموع نیست، کما اینکه ماده ۱۹ قواعد داوری نیز در این مورد می​گوید پس از امضای قرارنامه داوری یا تصویب آن در دیوان، هیچ​یک از طرفین نمی​تواند ادعای جدیدی را مطرح نماید،مگراینکه مرجع داوری اجازه دهد.ثانیاًٌ با امضای این سند، هر گونه ابهام و تردید ‌در مورد موافقت​نامه اصلی داوری مرتفع می​شود. ثالثاً، در مرحله اجرای رأی داوری یکی از موارد اعتراض به رأی و حتی ابطال آن نزد دادگاهی که به مسأله اجرای حکم رسیدگی می​کند، این است که داوران از حدود اختیار و صلاحیت خود تجاوز کرده باشند، و مثلاً نسبت به موضوعی رسیدگی و رأی داده باشند که جزو موضوعات داوری نبوده است. وجود قرارنامه داوری این فایده مهم را دارد که موضوع یا موضوعات تحت داوری را مشخص می​کند و ابزار مطمئن و خوبی برای کنترل صلاحیت داوران برای صدور رأی به​دست می​دهد. در داخل سیستم نظارت اتاق هم وجود این سند برای سیستم نظارت اتاق هم وجود این سند برای بررسی رأی توسط دیوان داوری مفید است زیرا دیوان می​تواند با مراجعه به آن کنترل نماید که آیا همه موضوعاتی که به داوری ارجاع شده، صحیحاً رسیدگی و مورد حکم واقع شده یا نه، و آیا داوران از اختیارات خود تجاوز کرده​اند یا نه. همین بررسی​ها و کنترل​ها است که ضریب اطمینان اجرای رأی را بالا می​برد و نهایتاًً داوری اتاق را به​عنوان شیوه​ای مؤثر و مطمئن برای حل و فصل اختلافات تجاری اعتبار و ارتقا می​بخشد.

به​هر حال، چنان که اشاره شد، تنظیم قرارنامه داوری از ویژگی​های سنتی نظام داوری اتاق بازرگانی بین‌المللی است و علی​رغم گفتگو​ها و تردیدهایی که درمورد حفظ یا حذف آن از قواعد وجود داشت، در ماده ۱۸ قواعد جدید داوری اتاق ابقا شده و ابهامات آن مرتفع شده است.

۷- تهیه برنامه زمانی رسیدگی

مطلب دیگری که در مرحله اول جریان داوری باید تعیین تکلیف شود برنامه رسیدگی است. در قواعد جدید داوری اتاق که از سال ۱۹۹۸ لازم​الاجرا شده، نهایت تلاش به عمل آمده که موجبات سرعت رسیدگی فراهم شود. از جمله تدبیرهایی که برای این منظور در قواعد آمده تکلیف مرجع داوری است که همزمان با تهیه قرارنامه داوری یا کوتاه زمانی پس از آن، باید برنامه زمانی خود را برای رسیدگی​های بعدی تهیه و به طرفین و دیوان داوری تسلیم نماید (ماده ۱۸ (۴) قواعد). از طرفی مطابق ماده ۲۴ (۱) قواعد، مرجع داوری باید ظرف شش ماه از تاریخ امضای قرارنامه داوری رسیدگی را به پایان برد و رأی بدهد. ‌بنابرین‏ فایده مهم تنظیم برنامه زمانی آن است که اولاً مرجع داوری را مأخوذ می​کند که هنگام برنامه​ریزی برای رسیدگی​های آتی، توجه کافی مبذول دارد که واقع​بینانه عمل می​کند و ظرف شش ماه داوری را به انجام رساند. ثانیاًً او را ملزم می​کند که در طول رسیدگی برنامه را رعایت کند زیرا هر گونه تغییر در برنامه زمانی رسیدگی موکول به اطلاع طرفین و تصویب دیوان است. بدین​سان دیوان وسیله مطمئنی برای کنترل عملکرد داوران در دست خواهد داشتو اگر ‌به این نتیجه برسد که از انجام کار ناتوان هستند، چه​بسا طبق ماده ۱۲ (۳) قواعد تصمیم به تعویض ایشان بگیرد.

ب- مرحله دوم: رسیدگی به ادعاها