باید توجه داشته باشیم که انرژی زیادی صرف برچسب گذاری نشود و نیازی نیست که اطلاعات جزئی و کوچک مربوط به ایده بطور کامل اخذ شود. برای مثال این سوال از ایده دهنده که چه موضوع و رویدادی باعث خلق یک ایده خاص شد بسیار حیاتی تر از سوالات دیگر مانند زمان و مکان خلق آن می باشد. اشاره به این نکته لازم است که برچسب گذاری به رد یابی ایده ها و چگونگی بوجود آمدن آنها مربوط می شود و نه به مشخصات خود ایده ها از قبیل پیش بینی صرفه جویی و یا امکان سنجی اجرایی!

( اینجا فقط تکه ای از متن فایل پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

در واقع از طریق تحلیل برچسب گذاری ایده ها می توان نسبت به اصلاح فرایند خلق ایده نیز کمک نمود.
برخی سوالات مرتبط با برچسب گذاری در زیر آمده است:
مشخصات ایده دهندگان و قسمتی که در آن ایده تولید شد؟
چه رویدادی باعث خلق ایده گردید؟
چه انگیزه هایی باعث خلق ایده گردید؟
چه فعالیت هایی انجام شد که منجر به خلق ایده گردید؟
از چه منابع و ابزارهایی جهت خلق ایده استفاده شد؟
شرایط محیطی که در آن ایده خلق شد؟
در مرحله خلق ایده چه نوع فیلتراسیونی انجام گردید؟
چه کسی و یا چه چیزی قصد داشت شما را از خلق و ارائه ایده منصرف کند؟
چه چیزی و یا چه کسانی شما را در ارائه این ایده تشویق کردند؟
محرک این ایده چیست ؟(مشتری، تکنولوژی، محصول، بازار و..)
ایده مربوط به کدام قسمت است؟ (بازاریابی، تولید محصول، فرایند، خدمات)
آیا این ایده بهبود کوچک است و یا تغییر بزرگ؟
آیا کسی متعهد به انجام این ایده می باشد؟
محقق بر این باور است که با توجه به مشخصات سازمان و اهداف مدیریت ایده ها این سوالات می بایست تنظیم و در مرحله برچسب گذاری پرسیده شوند.
نحوه اجرای برچسب گذاری نیز همانند روش برچسب گذاری به مرحله اخذ ایده مرتبط است. اینکه چگونه و توسط چه کسی مرحله اخذ ایده مدیریت می شود، اجرای برچسب گذاری را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در نتیجه هرچه مدیریت بهتری بر مرحله اخذ ایده انجام شود برچسب گذاری نیز بهتر انجام خواهد شد.
۴_۳_۲_۳ ذخیره و نگهداری ایده ها
ایده ها قبل از اینکه بصورت مشخص ثبت و ضبط گردند در ذهن سازمان (منابع ایده) وجود دارند، مجموعه ایده هایی که توسط این منابع خلق شده اند اما هنوز به حالت ثبت شده در نیامده اند و در سیستم مدیریت ایده ها ذخیره نشده اند توسط این محقق با عنوان ابر ایده معرفی می شوند. کاری که فرایند خلق ایده انجام می دهد در واقع موجبات باروری سازی ابر ایده و باریدن آن را فراهم می کند، وقتی که این ایده ها بارید (از ذهن سازمان خارج) و در قالب های مشخص ثبت و در سیستم مدیریت ایده ها ذخیره گردید با نام استخر ایده از آن در این تحقیق یاد می شود.
لذا ذخیره و نگهداری ایده ها در استخر ایده ها انجام می شود جاییکه ایده ها بر اساس فرمت تعریف شده ثبت و ذخیره می گردند. کنترل بر این فرایند از طریق انتخاب روش و نحوه اجرای ذخیره سازی انجام می شود. نکته با اهمیت در اینجا توجه به کارکرد ذخیره سازی می باشد به این مفهوم که ۱٫ اطمینان از ذخیره سازی ایده ها ۲٫ اطمینان از بازیابی ایده های ذخیره شده می بایست تامین شود. ممکن است شما فکر کنید روش و نحوه اجرای ذخیره سازی باید بگونه ای باشد که با سرعت بالا بتوان ایده را ذخیره و بازیابی کرد اما باید توجه داشت که بین حجم اطلاعات مورد نیاز هر ایده جهت ذخیره سازی و سرعت تعادل برقرار باشد.
برای مثال یکی از روش های بسیار سریع ذخیره سازی ایده ها می تواند استفاده از فرمهای ساده کاغذی باشد اما این روش در مقایسه با نرم افزارهای کامپیوتری در بازیابی ایده ها از سرعت بسیار پایین تری برخوردار است.
۴_۳_۲_۴ ساماندهی و دسته بندی ایده ها در استخر ایده
در این مرحله نقش تیم مدیریت ایده ها در بررسی های اولیه بر روی ایده ها و ساماندهی آنها پررنگ تر می شود. بعد از اینکه ایده ها در فرمت مشخص ذخیر شدند ما با یک استخر ایده مواجه هستیم که از ایده های متنوع و مختلفی تشکیل شده است. ممکن است ساماندهی این استخر بنظر خسته کننده و طاقت فرسا باشد اما با اینکار می توان قابلیت جستجوی سریع بین ایده ها و طبقه بندی ایده ها جهت بررسی در مراحل بعدی را ایجاد نمود. از طرف دیگر این ساماندهی به ما کمک می کند تا نسبت به بهبود فرایند نوآوری و خلق ایده اقدام کنیم. برای مثال اگر فرض کنیم ایده ها در استخر ایده به دو دسته ایده های بهبود و ایده های بدیع تقسیم شده اند و نسبت ایده های بدیع بسیار پایین تر است. این موضوع به مدیران کمک می کند تا تلاش بیشتری را معطوف به برنامه ها و ابزارهای خلق ایده های بدیع کنند.
شکل زیر ساماندهی ایده ها را در استخر ایده نشان می دهد.
ایده های کوچک
ایده های بدیع
ایده های پر طرفدار
ایده های مشتریان
ایده های بازاریابی
ایده های پروژه ای
شکل ۴_۴: استخر ایده
ممکن است در سازمان های مختلف نوع ساماندهی استخر ایده متفاوت باشد ولی باید توجه داشت که از ایجاد طبقه بندی های بی مورد و اضافی پرهیز گردد. با توجه به اینکه در حین مصاحبات انجام شده برخی محورهای اصلی جهت طبقه بندی ایده ها مورد اشاره قرار گرفت در ذیل محور های پیشنهادی جهت تبیین فاکتورهای مورد نیاز ساماندهی استخر ایده ها آورده می شود.
ایده های آزمایش شده و آزمایش نشده: جدا سازی ایده های آزمایش شده از نشده به سازمان این امکان را می دهد تا بتواند اثربخشی تحقیق و آزمایش روی ایده ها را مشخص سازد و تصمیم بگیرد تا چه میزان انرژی و هزینه صرف آزمایش ایده های دریافتی نماید.
ایده هایی که بصورت مقطعی و یا همیشگی ذخیره می شوند: بعضی از ایده ها ارزش ذخیره سازی برای طولانی مدت را نداشته و بعد از یک بررسی اولیه ممکن است حذف گردند. در بعضی سازمانهای پروژه محور نیز برخی ایده ها صرفا در یک پروژه خاص کاربرد داشته و بعد از پایان پروژه بهتر است حذف شوند.
طیف تمایل و آگاهی نسبت به ایده: تمایل کارکنان و مدیران سازمانها به بعضی از موضوعاتی که ایده ها در رابطه با آنها خلق می شوند در مقایسه با سایر موارد بیشتر است در نتیجه امکان اینکه این دسته از ایده ها با اقبال و حمایت بیشتری مواجه شوند بالاتر می باشد.
سطح توسعه یافتگی ایده: دسته بندی ایده ها بر اساس مراحل توسعه آنها می تواند فاکتور خوبی برای ساماندهی باشد. برای مثال می توان ایده ها را به ۱٫توسعه نیافته ۲٫ در حال توسعه ۳٫ توسعه یافته تقسیم نمود
سطح تعهد به اجرای ایده: برای مثال آندسته از ایده هایی که تعهد یک مدیر یا بخش کلیدی از سازمان را پشت خود دارند از شانس بالاتری جهت اجرایی شدن بهره مند هستند. همچنین ایده هایی که ایده دهنده بسیار متعهد به پیگیری و اجرایی شدن آن می باشد با احتمال بیشتری اجرایی می شوند.
سطح پیچیدگی ایده: برخی ایده ها آنقدر پیچیده هستند که برای اجرایی سازی آنها نیاز است تا پروژه های متعددی تعریف و اجرا گردد اما برخی ایده ها به سادگی قابلیت اجرایی شدن دارند.
ایده های اجرا نشده و ایده هایی که قبلا اجرا شده اند: دسته بندی ایده هایی که قبل از ثبت و ذخیره سازی در سیستم مدیریت ایده ها اجرایی شده اند از اهمیت ویژه ای برخوردار است چرا که نحوه بررسی و رسیدگی به این دسته از ایده ها بسیار متفاوت خواهد بود. این نوع از ایده ها بدلیل اینکه در قسمتی از سازمان قبلا اجرا شده اند دیگر نیاز به بررسی های اولیه نداشته و تنها لازم است بررسی شود اگر ایده قابل تعمیم به سایر بخش های سازمان است اقدامات لازم در این رابطه انجام شود.
با توجه به اهمیت ارائه بازخور به فرآیندهای خلق و اخذ ایده، بعد از ساماندهی ایده ها می توان با مانیتور کردن استخر ایده ها و با توجه به اهداف تعیین شده در مراحل خلق و اخذ ایده نسبت به بازبینی و اصلاحات این فرآیندها اقدام نمود برای مثال در سازمانی که هدف توجه بیشتر بر ایده های بهبود است بعد از ساماندهی استخر ایده می توان متوجه شد که کدام رویداد ها و فعالیت های فرایند خلق ایده می بایست برای افزایش ایده های بهبود مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد.
۴_۳_۲_۵ اشاعه ایده ها
اکنون که ایده های جمع آوری شده در استخر ایده ساماندهی و دسته بندی شدند نوبت به توزیع آنها در سطح سازمان می رسد. اشاعه ایده ها را می توان به گرد افشانی گیاهان تشبیه کرد بدین صورت که ایده در هر حالت و شکلی که باشد چه ایده خام و یا چه طرح های تکمیل شده در تمام قسمتهای سازمان پخش شود. به منظور اینکه ۱٫ جرقه ای باشد برای استارت پروژه ها و ایده های جدید ۲٫ بتواند به پروژه های فعلی سازمان کمک کند. با توجه به این توضیحات، اشاعه ایده می تواند بازخور مهمی برای فرایند خلق ایده در سازمان باشد و به تولید ایده های جدید کمک کند.
اشاعه ایده می تواند به دو نوع تقسیم شود:
اشاعه اجباری: وقتی که ایده به کمک و با فشار گروه یا فرد خاصی در سازمان پخش شده و پیش برده می شود، در این حالت افراد از راه های متعددی همچون جلسات کاری، مکالمات تلفنی، نامه، خبرنامه، پوستر و .. برای اشاعه ایده به سایر همکاران استفاده می کنند
اشاعه درخواستی: وقتی که افرادی از سازمان به خواست خود به دنبال ایده می آیند، و با جستجو در منابع مختلف و پایگاه های داده و یا مراجعه به شبکه متخصصان به جستجوی ایده های مطلوب خود می پردازند.
از طرف دیگر، اشاعه باعث می شود ایده ها از دیدگاه های مختلف بررسی و نظرات سایر بخش ها و افراد سازمان بر ایده های اولیه اعمال و منجر به تکمیل آن شود. اما لزومی ندارد که همه ایده های موجود در استخر ایده بین تمام افراد سازمان پخش شوند. بسیاری از افراد سازمان صرفا نیازمند آندسته از ایده هایی هستند که به کار آنها مربوط می شوند. بدین منظور می توان از کارگزاران ایده در سازمان بهره جست. کارگزاران ایده افرادی هستند از بخش های مختلف سازمان که به نمایندگی از بخش خود به جستجوی ایده ها پرداخته و ایده هایی را که جهت حل مسائل و نیازهای افراد بخش خود مربوط است را به آنها اشاعه می دهند.