جامعه امروز جامعه سازمانی است. سازمان‌ها رکن اصلی اجتماع کنونی را تشکیل می‌دهند، برای نیل به اهداف سازمان، سازماندهی گامی ضروری است، سازماندهی فرایند ایجاد ساختار سازمانی است و ساختار سازمانی چارچوب سازمانی است که به درجه‌ای از پیچیدگی، رسمیت و تمرکز اشاره دارد(نوری،۱۳۷۹).

به عبارت دیگر ساختار سازمانی بین کلیه فعالیت‌ها و اهداف هماهنگی ایجاد می‌کند و یک نظم راجهت دستیابی به اهداف سازمانی به وجود می آورد .همچنین معین می‌کند که چه کسی باید در کجا قرار گیرد، با چه کسانی ارتباط برقرار کند و از چه رویه ها و روش‌هایی پیروی نماید تا سازمان به اهدافی که دارد، دست یابد. در واقع هدف از ساختار، ایجاد یک الگوی منظم ارتباطات برای دستیابی به اهداف سازمانی است(Jerald Greenberg & Robert R.Baron, 1997). ساختار سازمانی، راه یا شیوه‌ای است که به وسیله آن، فعالیت‌های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. سازمان‌ها ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و اعمال اعضا را کنترل نمایند. ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می‌شود. نمودار سازمانی نیز یک نماد قابل رویت از کل فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان است(نوری،۱۳۷۹).

بین ساختار سازمانی و نمودار سازمانی تمایز وجود دارد. ساختار سازمانی که مفهومی کلی‌تر است، با نمودار سازمانی نشان داده می‌شود. در نمودار سازمانی روابط اختیار، مسیرهای ارتباط رسمی، گروه‌های کاری رسمی و خطوط رسمی پاسخ‌گویی نمایان است(Hodge and William,1991). ‌بنابرین‏، می‌توان گفت ساختار آیینه‌ی تمام نمای قواعد، مقررات، روش‌ها، استانداردها، جایگاه تصمیم‌گیری، چگونگی ارتباطات، تفکیک بخش‌ها و مشاغل و تلفیق آن‌ ها و سلسله مراتب اختیارات است. مفهوم نسبتا ساده و ملموس ساختار، به شکل نمودار سازمانی نمایان می‌شود که نمادی رویت پذیر از کل فعالیت‌ها، شیوه های ارتباطی و فرایندهای سازمانی است. پس می‌توان اینگونه استدلال کرد که تلخیص و تجریدی از واقعیت ساختار سازمانی است.

‌بنابرین‏ ساختار سازمانی، نقش بسیار عمده‌ای در چگونگی ارتباطات رسمی و حتی غیررسمی سازمان دارد و هدف از این ارتباطات، هم سهیم شدن در اطلاعات و هم انتقال اطلاعات در سازمان است. همان گونه که می‌دانیم اطلاعات شر‌یان حیات سازمان است و اگر به موقع در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار نگیرد، می‌تواند سازمان را دچار سردرگمی و بلاتکلیفی نماید. ساختار هرسازمانی می‌تواند به عنوان یک کانال بسیار مناسب و منظم جهت انتقال اطلاعات در سازمان برای افراد عمل نماید و دستیابی به اهداف سازمانی را از طریق در اختیار گذاردن اطلاعات به هنگام و صحیح و بازخورد مناسب، ممکن سازد(کسرایی و ‌علی رحیمی،۱۳۸۸).

۲-۱-۳-۳- انواع ساختار سازمانی

سازمان‌ها دار ای انواع مختلفی از ساختار هستند که بر حسب نیاز و با توجه به شرایط آن سازمان به کار می‌رود. به اعتقاد برنز و استاکر مؤثرترین ساختار، ساختاری است که خود را با الزامات محیط انطباق دهد. در یک طبقه بندی کلی ساختار سازمان‌ها به دو نوع ساختار مکانیک و ساختار ارگانیک تقسیم بندی می‌شود. در تحقیق حاضر ‌به این دو نوع طبقه‌ بندی اشاره می‌شود و به طبقه‌بندی‌های دیگر پرداخته نمی‌شود. ساختار مکانیکی برای محیط‌های با ثبات و قابل پیش‌بینی و ساختار ارگانیک در محیط‌های متلاطم و دارای تغییر قابل استفاده است(Gresov & Drazin,2007:428). برخی از این ویژگی‌ها در جدول(۲-۲) مشاهده می‌شود.

• ساختار سازمانی مکانیکی( ایستا)

سازمان ایستا دارای شرایطی نسبتا ثابت است. در یک سازمان ایستا، وظایف و مشکلات مدیریت، برای حل، بر اساس تخصص‌های مربوطه تقسیم می‌شوند. هر مسئله در یک قلمرو خاص قرار می‌گیرد و مسئولیت حل هر مسئله و انجام کار با توجه به شرح وظایف و حیطه فعالیت هر فرد، به او ارجاع می‌شود. در این نوع سازمان سلسله مراتب نظارت و مسئولیت اطلاعات کلی و ایجاد هماهنگی صرفا در رأس آن سازمان متمرکز است. بر ارتباط و تعامل عمودی(رابطه‌ بین رئیس و مرئوس) و تبعیت از آنان به شدت تأکید می‌شود(رحمان سرشت،۱۳۷۷).

• ساختار سازمانی ارگانیک(پویا)

سازمان پویا دارای شرایط متغیر است. در یک سازمان پویا دائما مسائل جدید و ناآشنایی بروز می‌کنند که نمی‌توانند به سرعت به اجزای مشخص تقسیم شده و برای چاره‌جویی به کارشناسان سازمان ارجاع داده شوند. ‌بنابرین‏، وظایف افراد به طور مستمر با توجه به شرایط تعریف و تعدیل می‌گردد و بر دانش کارشناسی تأکید می‌شود. تماس‌ها و ارتباطات( عمدتاً اطلاعات و نظران مشورتی، نه دستورات) می‌توانند بنابر مقتضیات، در هر سطحی برقرار شوند. به طور کلی تعهد اعضای سازمان نسبت به اهداف آن به مراتب بیشتر است. در این نظام یک طرح تشکیلاتی که به طور دقیق، چارچوب وظایف و مسئولیت‌های تک تک افراد را روشن کند یافت نمی‌شود. در واقع ممکن است طرح‌های تشکیلاتی به دلیل این‌که می‌توانند مانع از خوب عمل کردن سازمان در شرایط پویا گردند، آشکارا زیر پا گذاشته شوند(رحمان سرشت،۱۳۷۷).

ساختار مکانیکی سازمان، به وسیله ویژگی‌هایی نظیر پیچیدگی و رسمیت زیاد، تمرکزگرایی، رفتارهای برنامه ریزی شده و در قالب مقررات شناخته می‌شوند. در این ساختار مدیر متکی به خط مشی‌های سازمان بوده و در واکنش به رویدادهای پیش‌بینی نشده کند عمل می‌کند(Mihm et al,2010:824). از سوی دیگر، ساختار ارگانیکی منعطف بوده و میزان نفوذ افراد در آن بر اساس مهارت و دانش است. وظایف در این ساختار انعطاف پذیر بوده و تأکید بر مبادله اطلاعات وجود دارد. ویژگی‌های اختیارات غیر متمرکز، قوانین و مقررات کمتر، شبکه ارتباطات غیر رسمی و توجه به خود کنترلی شرایط تطبیق بیشتری ساختار ارگانیک با محیط را فراهم می‌کند(March & Simon,2009:187).

جدول(۲-۲) : مقایسه ویژگی‌های ساختار مکانیک با ارگانیک

نوع ویژگی
ساختار مکانیک
ساختار ارگانیک

تعریف وظیفه

خشک و یکنواخت

منعطف و غیر رسمی

ارتباطات

عمودی

موازی و مورب

تصمیم‌گیری

متمرکز

غیر متمرکز

رسمیت

زیاد

کم

نفوذ

‌بر اساس اختیارات و قدرت

بر اساس تخصص

کنترل

متمرکز

متنوع

رقابت

کم و به ندرت

شدید و غیر قابل پیش‌بینی

نوآوری در فن‌آوری

تدریجی

گسترده و وسیع

شرایط کاری

دقیق،تکراری و قابل پیش‌بینی

متنوع، متغیر و غیر‌قابل پیش‌بینی

محیط

ایستا و با ثبات

پویا و متلاطم

منبع: (Robbins, 1998, P.154)

۲-۱-۳-۴-ویژگی‌های ساختاری سازمان

هر کدام از ساختارهای نظری( مکانیکی و ارگانیکی ) در شرایط خاصی می‌توانند مفید واقع شوند. شرایطی که بر اساس آن‌ ها ، می‌توان در خصوص مناسب بودن یک ساختار تصمیم گرفت، تحت عنوان ابعاد محتوایی و ساختاری مطرح هستند که به آن اشاره می‌شود: