امضا را می‌تواند به منظور تشخیص تمامیت سند به کار برد. این کار را در خصوص اسناد کاغذی به‌خوبی می‌تواند انجام داد چراکه امضای دستی که در پایین هر صفحه قرارگرفته غالباً راهی است برای ممانعت از تغییرات غیرقابل‌کشف و به طور متعارفی قابل‌اعتماد است. ولی بیشتر امضاهای الکترونیکی معتبر ازنظر قانون، این نقش را ایفا نمی‌کنند. کلیک کردن با ماوس و یا تایپ کردن نام شخص بر روی سند الکترونیکی که به‌راحتی قابل‌تغییر است به‌هیچ‌وجه تضمینی نسبت به تمامیت سند فراهم نمی‌کند. به‌طورمعمول، به‌کارگیری الگوریتم‌های سردسازی یا الگوریتم‌های رمزنگاری که غالباً با امضاهای دیجیتال همراه است، بهترین شیوه برای کشف تغییرات صورت گرفته در اسناد الکترونیکی است(بختیاروند،۱۳۸۶).

۲ -۵- مفهوم ایجاد تسهیل و کاهش مراجعات حضوری در ثبت‌اسناد به شیوه الکترونیکی

در اجرای تکالیف قانونی دربند سوم قسمت (و) ماده ۴۶ قانون برنامه پنجم توسعه ، ماده ۱۲ قانون ارتقای سلامت اداری و البته مواد ۳۶ و ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری و همچنین آیین‌نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاه‌های اجرایی و تصویب‌نامه شورای عالی اداری دهم شهریورماه ۹۳، باهدف افزایش بهره‌وری و کارآمدی، سرعت، دقت، کیفیت، سلامت و صحت امور و تامین رضایت و کرامت مردم، و البته با رویکرد حـذف مراجعات حضوری راه‌اندازی شده ، ‌بنابرین‏ در شیوه ثبت الکترونیکی پس از استقرار سامانه جامع در تمامی مراکز و مطابق دستورالعمل ، تمامی فرآیندها به صورت الکترونیکی و متمرکز، مدیریت و کارشناسی و از همه واحد ها قابلیت پیگیری وجود دارد. بر این اساس متقاضیان از طریق درگاه های پیش‌بینی شده با آدرس های اینترنتی مشخص در سامانه می‌توانند انواع درخواست های مربوطه را تنظیم و ارائه دهند. لذا این شیوه علاوه بر تسهیل امور، لزوم مراجعه حضوری را کاهش ، صحت بررسی‌های کارشناسی و اقدامات ثبتی را افزایش می‌دهد.

۲-۶- مفهوم شفاف سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی در ثبت اسنادبه شیوه الکترونیکی

با بهره گرفتن از سامانه های ثبت الکترونیک اسناد آمار عملکرد مربوط به کلیه اسناد صادره و دفاتر رسمی بهره‌بردار از این سامانه ها به تفکیک استان‌های سراسر کشور، اسناد صادره به تفکیک نوع سند، اسناد وکالت صادره به تفکیک استان و نوع سند، اسناد بیع صادره و اسناد رهنی صادره به تفکیک نوع سند و استان ، همچنین آمار بیشترین تعداد اسناد صادره بر حسب دفاتر اسناد رسمی، مدت زمان صدور اسناد، آمار مربوط به اسناد صادره با توجه به تعداد اصحاب سند، حق‌الثبت وصولی و حق‌التحریر دریافتی، همچنین اسناد صادر شده برای اشخاص حقوقی و اتباع غیر ایرانی قابل ارزیابی می‌باشد.و نیز تجزیه و تحلیل و ارزیابی عملکرد سامانه ثبت الکترونیک اسناد به صورت جزء به جزء و به تفکیک استان ها از دیگر خصوصیات این شیوه ثبت اسناد می‌باشد که به شفاف سازی هرچه بیشتر نقل و انتقالات و معاملات رسمی در نظام ثبتی کشور انجامیده است.

۲-۷- ارتقای سلامت نظام اداری و مبارزه با فساد در ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی

طی بیش از یکصد سال فعالیت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اسناد تنظیمی به صورت ‌دست‌نویس صادر می گردید که این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب هایی نظیر امکان جعل اسناد، عدم شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی و وجود میلیون‌ها مکاتبه کاغذی فی مابین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت و عدم دقت در این مبادلات، همچنین وجود شبکه های دلالی و مفاسد ناشی از آن، مستلزم واکاوی و بازنگری بود. امکان اخذ برگه های سفید امضاء و تحریر بعدی متن سند، صدور اسناد و اخذ امضای اسناد به تاریخ مقدم یا موخر، تغییر ارکان سند با توضیح در متن و حاشیه، تنظیم سند با وکالتنامه های باطل شده براثر فوت موکل یا عزل وکیل، تنظیم سند به نام متوفی با اخذ امضا از فرد دیگری به جای وی، تنظیم سند با اسناد هویتی مجعول یا باطل شده، ثبت سند بدون استعلام از ثبت، از بین بردن یا از بین رفتن اوراق دفاتر و پرونده ها از طریق آتش سوزی، سرقت، رطوبت، … استفاده از فیش های هزینه به صورت تکراری، صدور سند بدون ثبت در دفتر و هر گونه سابقه بایگانی، امتناع از ارسال خلاصه معامله و رونوشت تقسیم نامه، عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر یا مبالغ دریافتی در سند و تأخیر در پرداخت وجوه عمومی از دیگر معایب روش سنتی ثبت اسناد رسمی می‌باشند.

با اجرایی شدن سامانه های ثبت الکترونیک اسناد، میلیون‌ها اوراق بهادار از چرخه صدور اسناد رسمی در کشور حذف تنظیم و صدور تمامی اسناد رسمی و همچنین ارائه خدمات ثبتی در دفاتر اسناد رسمی، از طریق این سامانه ها به صورت متمرکز انجام می پذیرد. در مجموع ۶۴ نوع سند رسمی شامل انواع اسناد بیع، صلح، وکالت، رهنی، اجاره، تقسیم نامه، اقاله، تعهدنامه، اقرارنامه و سایر انواع اسناد در این سامانه طراحی شده است. همچنین خدمات ثبتی فک رهن، فسخ سند، عزل وکیل،استعفای وکیل، اجراییه، اخطاریه، گواهی عدم انجام معامله و قبض سپرده، از طریق این سامانه ها ارائه می‌گردد. همچنین کلیه مکاتبات و استعلامات مقدماتی جهت تنظیم اسناد از شیوه کاغذی به الکترونیک تبدیل گردیده و سالانه صدها هزار مکاتبه اداری حذف شده که این امر به سهم خود موجب ارتقای سلامت اداری گردیده است.

۲-۸- ارتقای نظارت و ‌پاسخ‌گویی‌ در ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی

ارزیابی ها و نظارت لحظه به لحظه عملیات ها و روند اجرایی و مشکلات و موانع و رسیدگی بلادرنگ در شیوه الکترونیکی ثبت اسناد در دسترس بوده و امکان بازنگری و اصلاح قوانین، مقررات و استانداردسازی رویه ها، توسعه کیفی و ارتقای سطح برخورداری از منابع انسانی، اطلاع رسانی و ارتقای سطح آگاهی های عمومی و نظارت، بازرسی و ‌پاسخ‌گویی‌ از دیگر مزایای اجرایی شدن ثبت الکترونیکی اسناد می‌باشد.